Продуктивность

Как поделиться с внешними пользователями в SharePoint

На протяжении двух десятилетий SharePoint был популярной системой совместной работы для компаний по всему миру. Расширенные функции платформы создают безопасную среду для обмена информацией, записи данных и совместного использования документов.

Как поделиться с внешними пользователями в SharePoint

Одна из таких функций позволяет вам открывать файл SharePoint, даже если вы не являетесь обычным пользователем. В этой статье мы рассмотрим основы внешнего общего доступа - от того, как делиться с внешними пользователями, до того, какие типы файлов вы можете включить.

Совместное использование документов с помощью SharePoint

SharePoint позволяет хранить файлы и обмениваться ими с помощью выбранного вами веб-браузера. Он совместим практически со всеми поисковыми системами и устройствами. Вы также можете синхронизировать его с другими службами облачного хранения, такими как OneDrive.

Платформа хорошо подходит для обмена файлами всех типов. Интерфейс относительно легко читается, поэтому процесс довольно прост. Вот как делиться документами с помощью SharePoint:

  1. Откройте браузер и перейдите по адресу office.com/signin. Войдите в свою учетную запись Microsoft, используя свой адрес электронной почты, номер телефона или профиль Skype. Если вы еще не зарегистрировались, нажмите на ссылку ниже, чтобы создать учетную запись.
  2. Прокрутите свои файлы. Выделите те, которыми хотите поделиться. SharePoint также позволяет выбирать папки целиком. Нажмите кнопку «Поделиться» в верхнем левом углу.

  3. Щелкните стрелку вниз, чтобы открыть раскрывающееся меню. Выберите один из вариантов обмена ссылкой.

  4. Чтобы разрешить доступ всем, у кого есть ссылка, выберите «Кто угодно».
  5. Чтобы поделиться файлом с коллегами, выберите «Люди в».

  6. Если вы хотите поделиться только с определенными людьми, введите их имена в соответствующее поле.

  7. Если вы хотите добавить дополнительные инструкции, вы можете написать сообщение.
  8. Когда вы закончите, нажмите «Применить».

Более быстрый способ сделать это - создать ссылку, ведущую к определенному файлу. Затем вы можете прикрепить URL-адрес к текстовому сообщению или скопировать его на другой веб-сайт. Человек, получивший ссылку, также сможет поделиться ею с другими людьми. Вот как это сделать:

  1. Войдите в свою учетную запись на сайте office.com/signin.
  2. Щелкните вкладку «Копировать ссылку» в SharePoint.

  3. Выберите вариант совместного использования в раскрывающемся меню. Нажмите «Применить», чтобы создать ссылку.

  4. Используйте сочетания клавиш CTRL + C и CTRL + V, если хотите скопировать / вставить ссылку. Вы также можете сделать это, щелкнув правой кнопкой мыши URL-адрес и выбрав параметры из раскрывающегося списка.

Поделиться веб-сайтом с помощью SharePoint

SharePoint не ограничивает вас совместным доступом к файлам и папкам. Вы также можете поделиться своим сайтом как с внешними пользователями, так и с членами вашего каталога. Вот как это сделать:

  1. Войдите в свою учетную запись SharePoint.
  2. Нажмите кнопку «Поделиться сайтом».

  3. Откроется новое окно. Введите имя человека или группы, которую хотите добавить на сайт. Вы также можете предоставить доступ к сайту всей организации. Просто введите в диалоговом окне «Все, кроме внешних пользователей».

  4. Установите желаемый уровень разрешений. Вы можете разрешить людям просматривать, редактировать или полностью управлять сайтом.

  5. Если хотите, можете прикрепить сообщение, содержащее дополнительную информацию или инструкции.
  6. По завершении нажмите «Поделиться».

Делитесь чем угодно с помощью команд SharePoint

С помощью SharePoint Team вы и ваши коллеги можете регулярно обмениваться документами, медиафайлами и приложениями. Портал предназначен для повышения производительности и оптимизации совместной работы над проектами.

Как член команды, вы можете получить доступ ко всем ссылкам на соответствующие каталоги, файлы и веб-сайты на главной странице портала. Вы также можете использовать канал активности, чтобы отслеживать взаимодействия с сайтом.

В SharePoint Team есть вкладка «Файлы» с широким набором функций. Любой участник может использовать эти функции для редактирования общих файлов и настройки портала. Вот список вариантов:

  • Доступ к дополнительным функциям в разделе «Новый файл».
  • Синхронизируйте файлы с соответствующим локальным диском.
  • Измените вид, чтобы сделать интерфейс портала более организованным. Доступно несколько вариантов, включая представление списка, представление мозаики и компактное представление.
  • Удалите вредоносные или нежелательные файлы или сообщите о подозрительных файлах.
  • Загрузите и отметьте файлы.
  • Проверять и скачивать файлы.
  • Измените порядок файлов.

Управление настройками общего доступа к SharePoint

Если вы глобальный администратор или администратор SharePoint, у вас есть право настраивать параметры общего доступа для всей организации. Это означает, что вы сами определяете уровень участия гостевых пользователей на сервере SharePoint. Вы можете выбрать одну из нескольких конфигураций общего доступа, в зависимости от ваших потребностей. Вот как можно управлять настройками гостевого доступа:

  1. Откройте браузер и войдите в свою учетную запись администратора.
  2. Откройте вкладку «Внешний доступ».

  3. Выберите желаемый уровень общего доступа для вашей организации. Обычно настройка по умолчанию - «Любой».

Разные настройки общего доступа подразумевают разные уровни доступа. Убедитесь, что вы выбрали тот, который соответствует типу документа, которым вы делитесь. Вот краткое описание каждой конфигурации совместного доступа:

  • Кто угодно. Этот параметр позволяет пользователям обмениваться ссылками, не требующими аутентификации. Это означает, что они могут отправлять его как существующим, так и новым гостям. Как администратор, вы можете установить срок действия каждой ссылки.
  • Новый плюс существующие гости. С этим параметром Гости должны войти в свою учетную запись Microsoft, чтобы получить доступ к ссылке. Они также могут использовать идентификатор пользователя своего учебного заведения или компании. Это связано с тем, что для этих типов ссылок требуются коды подтверждения личности.
  • Только существующие гости. Таким образом, вы сможете обмениваться файлами с гостями из своего каталога. Сюда входят все, кто принимал ваши приглашения в прошлом. Это также относится к гостям, которых вы добавили вручную с помощью Azure B2B или аналогичных функций для совместной работы.
  • Только члены вашей организации. Если вы хотите запретить внешним пользователям доступ к вашему каталогу, выберите этот параметр. Он отключает функцию внешнего общего доступа и сохраняет все файлы в вашей организации.

Если вы отключите внешний общий доступ, а затем снова включите его, гости, которым ранее был предоставлен доступ, все равно смогут присоединиться к серверу. Если вы не хотите, чтобы гости снова получали доступ к определенным сайтам, вам необходимо отключить настройку для этих сайтов индивидуально.

Часто задаваемые вопросы о совместном использовании гостя в SharePoint

Как включать и выключать внешний доступ, когда мне нужно?

Файлы, которые вы сохраняете на своем сервере SharePoint, доступны всем, у кого есть разрешение на сайт. Однако вы можете поделиться некоторыми файлами с людьми, которые не используют SharePoint регулярно. Вот где в игру вступает функция внешнего обмена.

Чтобы активировать этот параметр, вы должны быть менеджером SharePoint в Microsoft 365. Менеджеры сайтов не имеют полномочий включать или отключать внешний доступ. Вот как это сделать:

1. Войдите на веб-страницу центра администрирования SharePoint.

2. Перейдите к столбцу слева. Выберите сайт из списка.

3. Щелкните кружок рядом с параметром общего доступа, который нужно включить.

Доступные варианты определяются на уровне компании. Если вы отключите внешний доступ на определенном сайте, любые ссылки, которыми вы на нем поделились, больше не будут работать.

Что гости могут делать с моими общими документами?

При отправке ссылки вы можете определить, может ли открывший ее человек вносить изменения в файл. Если вы установите флажок «Разрешить редактирование», то вот что могут делать другие пользователи после получения ссылки:

• Как загружать, так и скачивать файлы и папки на сервер.

• Создавайте новые папки и загружайте новые файлы.

• Удалите файлы с сервера SharePoint.

• Редактировать существующие элементы и папки.

• Перенести файлы из одной папки в другую.

• Измените имя и формат конкретного файла.

• Делитесь ссылками на файлы с другими людьми.

Даже при включенном редактировании некоторые вещи по-прежнему недоступны. Вот чего не может получатель:

• Отредактируйте или переименуйте корневой каталог. Это касается других папок с высокой иерархией.

• Откройте другие папки на сервере SharePoint. Они могут просматривать и редактировать только те, которыми вы поделились.

• Получать доступ к чему-либо еще на вашем сайте SharePoint без разрешения.

Также для гостевых пользователей в вашем каталоге доступны три параметра общего доступа. Вы можете выбрать любой из следующих вариантов:

• Кто угодно (ссылка доступна без проверки).

• Новые гости (ссылка требует, чтобы Гость подтвердил свою личность). Существующие гости также могут получить доступ к этим ссылкам после входа в систему с учетной записью Microsoft.

• Только существующие гости (общий доступ ограничен гостями, которые уже включены в ваш каталог).

• Только члены вашей организации (внешние гости не могут получить доступ к ссылке).

Чем я могу поделиться с помощью Microsoft SharePoint?

SharePoint поддерживает все типы файловых форматов. Вы можете без проблем загружать что угодно в свой каталог.

Однако в более старых версиях есть проблемы с определенными типами файлов. Например, следующие расширения полностью заблокированы для сервера 2016:

• .asmx

• .asmx

• .svc

• .soap

• .json

• .xamlx

К счастью, на текущем сервере такого ограничения нет. На данный момент нет запрещенных в SharePoint форматов и расширений.

Поделиться - это забота

SharePoint наводит порядок на рабочем месте в Интернете. Расширенные функции системы позволяют вам обмениваться файлами и целыми сайтами всего за несколько простых шагов.

Для каждой ситуации и типа ссылки есть предпочтительные настройки общего доступа. Глобальные администраторы и администраторы SharePoint могут даже включить внешний общий доступ и управлять настройками гостя для всей организации.

Вы и ваши коллеги используете SharePoint для обмена файлами? Вы предпочитаете другую систему совместной работы? Прокомментируйте ниже и поделитесь своими мыслями о функции внешнего обмена.

$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found